信息接受者，要经过接收、译码、理解等才可了解所收到信息的内含和意义 。这个译码过程关系到接受者是否能正确理解发送者所传递的信息，译码错误，信息就会被误解 。
接受者的专业素质、技术水平、工作经验、心理活动、社会文化背景以及价值观和理解力等都会导致解码过程中出现差错，会使信息接受者发生一定的误解，不利于有效沟通 。如将组织的一重要决议通过文件、会议等形式进行信息传递，不同的接受者对决议的理解是不同的，对一些报表也会因不同的接受者有不同的理解；而语言的形式的沟通可能会有更大的误解 。
沟通的’作用
人际沟通在人际关系方面具有的重要性不仅表现在信息的传递与分享，更多的是思想、观念、情感的交流，满足心理上的很多需要 。
组织沟通是组织管理过程的一个重要方面 。组织沟通的作用表现在：
①建立并传播组织目标；
②制定实现目标的计划；
③以最有效果和效率的方式配置组织资源，包括人力资源；
④选拔、培养、考评组织成员；
⑤领导、指导、激励人们；
⑥控制绩效 。
如在计划过程中，沟通的作用具体表现在：
①计划可以在管理人员和其他人员之间广泛交流；
②有效的沟通（即，对计划的准确表述、传递与理解）对执行预定计划有重要的意义；
③下属人员执行计划的情况的信息，只有通过沟通才能将信息反馈回去 。计划执行中的沟通，一般都有正式的沟通方式，甚至以书面沟通为主 。
良好的沟通是组织达到协调状态的基础，是组织完成其目标的必要条件 。没有良好沟通的组织的特点主要有：①小道消息满天飞；②非正式组织甚至帮派现象严重；③没有统一的可执行的沟通规范；④管理者专权现象严重；⑤效率低下；等等 。管理者在履行领导职能时，必须清楚认识沟通的作用，努力使信息畅通 。
没有沟通就没有协调，就不可能实现组织的目标 。组织的目标，必须被理解并制定为各种计划或方案 ， 并被员工理解并执行，才能完成 。
了解人际沟通的特点和沟通的方式，可以使我们更好地理解沟通 。但是，管理者一定要认识到，一般性的人际沟通与管理者进行的管理上的沟通是有区别的 。
1、人际沟通的一般特点
与机器间进行沟通相比 ， 人际间的信息沟通具有以下特点：
①人际沟通虽然也离不开机器沟通中所使用的传统的书面沟通语言和现代的信息工具，但更经常地，人际沟通主要是通过语言进行的，同时还辅之以姿态、手势等非语言的形式进行 。
②人际沟通的内容并不仅限于纯粹的情报、消息的传递，还包括思想、感情、观点的交流 。
③由于每个人的知识、经历、价值观不同，人际沟通通常会因为受到人与人之间复杂心理的影响 。
2、人际沟通的方式
（1）、口头沟通方式
口头沟通方式主要是面对面交谈，有一对一、一对多、多对多等，也包括电话或其他情况下以讲话形式出现的沟通方式 。人际间的口头沟通的优点在于：
①口头沟通可以迅速地交换彼此的思想和观点 ， 迅速了解对方的反馈意见；
②能够随时当面提出问题和回答问题 ， 效率高；
③口头沟通比较方便，用不着什么准备；
④面对面口头沟通时，彼此可以直接从对方脸部表情、手势和说话语气等表达方式了解对方的真实情感 。
然而，口头沟通也有其自身的缺点：①口头沟通可能因思考不周而无法全面系统阐明问题或因谴词造句的疏忽而造成不必要的误解；②有些人还可能因口齿不清而影响沟通；③口头沟通也容易造成信息囫囵吞枣或断章取义等现象；④容易造成口说无凭、容易遗忘等缺点 。
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